Como qualquer outro negócio, é uma obrigatoriedade legal e fiscal a emissão de fatura sempre que exista a aquisição ou prestação de serviço. No gestão hoteleira não é diferente.

Como emitir facturas na RoomRaccoon

Abra a reserva. Em baixo vai encontrar a seguinte funcionalidade: Documentos Financeiros.



Clique no botão que se encontra do lado direito.



Aqui vai encontrar diversas opções que deverá preencher de acordo com o pretendido:

Titular do Documento

O titular da factura é a pessoa/empresa a quem estão a emitir o documento. Poderá ser quem fez a reserva (Titular de Reserva) ou um dos hóspedes.



O cliente pediu fatura com contribuinte? Saiba aqui como proceder!

_Exemplos:

A reserva é realizada por uma agência de viagens. A fatura do valor da estadia deverá ser emitida em nome da mesma (Titular da Reserva). No entanto, os hóspedes durante a estadia adquiriam um serviço extra ou decidiram ficar mais uma noite. Neste caso a factura deverá ser emitida em nome do hóspede.

Dois amigos ficam alojados no vosso alojamento. Pretendem dividir a fatura. Simples. Basta emitir a factura em nome de um dos hóspedes, e a outra em nome de outro hóspede.

Pequena Descrição

Aqui poderá inserir uma pequena descrição do documento. Por exemplo: Nome do Hóspede, Quarto reservado, Código de Encomenda, entre outros. É um campo opcional.

Tipo de Documento

Escolha qual o tipo de documento que pretende emitir: Fatura, Recibo, Fatura-Recibo ou Nota de Crédito.

NOTA: Quando emite uma fatura-recibo ou um recibo, existe a possibilidade de colocar o Método de Pagamento utilizado. No entanto deverão ter em conta o seguinte:

Caso já exista este pagamento na Liquidação de Pagamento, o mesmo será duplicado. Deverão então optar pelo pagamento com data e hora mais correcto e associar a factura emitida ao mesmo. (Exemplos: pagamentos do Stripe ou OTA's).

Caso optem por adicionar o Método de Pagamento na emissão destes dois documentos, o mesmo irá estar patente na fatura/recibo.

Data de Vencimento

Este campo apenas está disponível na emissão de Faturas. A data de vencimento é por defeito, a data da emissão do documento. Caso pretendam alterar por algum acordo feito previamente com o adquirente do serviço, deverá escolher a data pretendida no calendário. 

Artigos

Finalmente, basta escolherem os artigos que pretendem incluir no documento. Relembro que deve ser colocado um visto sobre todos os artigos qu se pretende fatura, incluído a taxa turística, caso se aplique. No caso dos recibos deverá ser escolhida a fatura a que se aplicam. Pode selecionar tudo, alguns ou até escolher parcelar os valores. 

Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, deverá clicar no botão Emitir Documento e já está. Viu como é fácil? O sistema irá abrir uma janela de impressão do documento original e de seguida uma janela para impressão do duplicado. 

__IMPORTANTE__: O documento original apenas será visível aquando da emissão do mesmo. Esta será a versão que deverá ser entregue ao hóspede/cliente. Sempre que consultarem o documento após a primeira emissão o documento será sempre uma versão duplicada.

Todas as questões legais inerentes à emissão destes documentos foram devidamente certificadas pela AT. Deverá, no entanto, garantir que ao preencher os campos necessários, o faz de acordo com as exigências legais.
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