Geregeld vraagt men zich af waar de verschillen in zitten wanneer de rapportages met de omzet vanuit de lijstweergave worden vergeleken. Hier lees je de verklaring. 



Algemene rapportages (Management rapportage)
De rapportage functie (het taartpunt-icoon) in RoomRaccoon dient enkel en alleen als management rapportage. Het doel hiervan is om jullie als hotelier een overzicht te bieden van wat jullie in theorie hebben omgezet in een bepaalde periode. Hierbij gaat het om geconsumeerde omzet, dus omzet die in theorie wordt verdient op het moment dat de gast verblijft, maar waar niet per definitie ook op dat moment voor wordt betaalt. Het kan namelijk zijn dat de gast bijvoorbeeld al heeft aanbetaald of juist achteraf gaat betalen. Het geld komt dan binnen in een andere maand, maar is management-technisch wel een verdienste voor de maand januari.

Voorbeeld: Stel je hebt een reservering die loopt van 20 januari tot 10 februari, dan vindt deze reservering dus plaats in 2 maanden. Het kan zijn dat de gast heeft betaald op 10 februari, waarbij de boekhoudkundige omzet in februari valt. De geconsumeerde omzet daarentegen, valt in beide maanden. RoomRaccoon zal dus netjes de omzet opsplitsen tussen januari en februari en zal in de rapportage het deel van de omzet dat in januari valt laten zien wanneer je op januari zoekt. Het overzicht laat dus zien wat je in theorie hebt verdiend in de betreffende periode. Het kan echter zo zijn dat deze omzet daadwerkelijk in een andere maand/periode binnen komt. Hetzelfde geldt voor alle gegevens (toeristenbelasting etc) die worden getoond in deze rapportage. Deze gegevens zijn bewust niet printbaar, omdat je hier boekhoudkundig niets mee kunt. Het is vooral een leuke en handige tool die je laat zien hoe je hotel of B&B in een bepaalde periode heeft gedraaid.

Lijstweergave (Boekhoudkundige rapportage)
De lijstweergave (te vinden vanuit de kalender onder 'Lijst') heeft een ander doeleinde. Hier vind je alle reserveringen met hierbij de betalingen, welke daadwerkelijk bruikbaar zijn voor je boekhouding. Hier vind je namelijk de reserveringen en daarbij een overzicht van wat er al betaald is en wat nog open staat. Vervolgens match je dit met de dagafsluiting, waarin je vind op welke datum en met welk betaalmiddel de betalingen zijn voldaan. Zo heb je dus boekhoudkundig bruikbare informatie die kloppend is. De reden dat deze gegevens afwijken van de management rapportage leg ik uit aan de hand van een voorbeeld:
Stel je zoekt in de lijstweergave op de maand februari, dan zullen alle reserveringen tonen die starten in de maand februari met daarbij het bijbehorende bedrag. Waar de management rapportage deze opsplitst per periode, zal bij het optellen van de periode vanuit de lijst het volledige bedrag dat bij deze reservering hoort tonen. Dus stel de reservering loopt door tot maart, staat het volledige bedrag in de download van februari. Hierdoor kun je beide dus niet met elkaar vergelijken en is het logisch dat hier verschillen in bestaan. 

Wil je weten welke reserveringen nog moeten betalen en wil je dit in een opslag kunnen opzoeken? Er kunnen geavanceerde filters worden gebruikt voor de lijst weergaves. Klik op de onderstaande knop voor meer uitleg!

Filters voor de lijstweergave

Dagafsluiting
Onder de betaalkaart (onderste afbeelding in het menu aan de linkerkant) vind je de 'Dagafsluiting'. Deze toont de betalingen die daadwerkelijk op een bepaalde dag (of in een bepaalde periode) hebben plaats gevonden. De dagafsluiting kun je gebruiken om te zien met welk betaalmiddel de gast betaald heeft. Op basis van reserveringsnummer kun je deze matchen. 

Te ingewikkeld?
We bieden koppelingen met de boekhoudpakketten van Twinfield, Exact Online, QuickBooks en SnelStart die je werkzaamheden een stuk makkelijker maken. RoomRaccoon zorgt er namelijk voor dat alles automatisch op de juiste grootboekrekening wordt ingeschoten, waardoor je niet meer handmatig hoeft in te boeken. Naast omzet logies, toeristenbelasting en add-ons, worden ook toegevoegde betalingen automatisch ingeschoten. Wil je hier meer informatie over? Klik op de onderstaande knop!
Was dit artikel behulpzaam ?
annuleren
Dank je wel !