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Gestionale - PMS
Prenotazioni | Calendario | Clienti & Ospiti
Come inviare i dati degli ospiti alla Questura Alloggiatiweb?
Come inviare i dati alla Questura Alloggiatiweb? Uno degli obblighi di una struttura ricettiva è quello di comunicare i dati degli ospiti alla Questura attraverso il portale AlloggiatiWeb (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/) accessibile con delle credenziali rilasciate dalla Questura. I vantaggi di inviare i dati dal Gestionale: Con RoomRaccoon puoi inviare i
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E-mail prima e dopo il soggiorno dell'ospite
Come creare le mail prima dell'arrivo e dopo il soggiorno e farle inviare automaticamente da RoomRaccoon Automatizza la comunicazione con i tuoi ospiti. Inviando mail auotomatiche e personalizzate potrai lavorare sulla fidelizzazione del cliente senza però Perchè è utile attivare le mail automatiche? E-mail prima dell'arrivo Utilizzala per: ricordare ai tuoi ospiti il loro soggiorno imminente richiedere il check-in online informare circa l'orario del check-in, is
Molto popolari
Anagrafica: clienti e ospiti
Anagrafica: clienti e ospiti Puoi trovare la lista dei tuoi clienti e dei tuoi ospiti cliccando sulla seconda icona del menù a sinistra. Qual è la differenza tra clienti e ospiti Clienti (Intestatario prenotazione) L'anagrafica dei clienti ti serve per creare le prenotazioni e per emettere fatturericevute. I dettagli del cliente li trovi sempre in alto a sinistra
Molto popolari
Tariffe negoziate per clienti business e i suoi dipendenti
Come gestire le tariffe convenzionate in RoomRaccoon Se hai delle tariffe convenzionate, puoi salvarle nel profilo del cliente/azienda e dare un codice al cliente che potrà utilizzarlo per prenotare autonomamente nel tuo Booking Engine. Se sono i dipendenti dell'azienda a soggiornare da te, anche loro potranno avere un codice univoco personale. Come salvo le tariffe convenzionate? Clicca nella seconda icona del menù a sinstra ? Benissimo, segui i passaggi qui sotto: Clicca sull'icona della chiave in alto a sinistra Clicca su **"Aggiungi un piano tariffari
Popolare
PMS - Eliminare una camera, stanza, unità
Come eliminare una camera Ci sono 2 modi per cancellare una camera, questo dipende dal fatto che siate un nuovo utente di RoomRaccoon o che abbiate già un cliente esistente con prenotazioni in passato. Sei in fase di configurazione e non hai ancora collegato categorie di camere e camere? Clicca sulla prima icona (chiave della camera) e naviga fino alla scheda "camere". Clicca sulla camera c
Popolare
Check-in online
Il check-in online ha diversi vantaggi tra i quali quello che la burocrazia può essere gestita in nticipo e che sarà ossibile dedicare il tempo del check-in alla vera e propria accoglienza dell'ospite. Inoltre per l'albergatore se il cliente compila il check-in online è una sicurezza in più sul fatto che si presenterà. Come attivare il check-in online? Clicca sull'ingranaggio ed entra nella sezione "Documenti". Clicca su "Aggiungi un documento" nella sezione prima dell'arrivo
Popolare
Come gestire: categorie di camere
Categorie o tipologie di camere Cosa sono? Le categorie di camere sono le tipologie di unità presenti in struttura, esempio camera doppia standard, camera tripla superior, junior suite, appartamento con una camera da letto, appartamento vista mare... ** Come accedo alla sezione dedicata in RoomRaccoon? ** Procurati la password amministratore Accedi alle "Impostazioni" (prima icona in alto a sinistra). Clicca su "Tipologie camere e tariffe" **Come aggiungere una n
Popolare
Come gestire: camere / unità
Le camere sono le camere vere e proprie all'interno della vostra struttura: 5, 10, 20, 30 unità Dove trovo la sezione camere/ unità in RoomRaccoon=? Procurati la password amministratore Accedi alle "Impostazioni" (prima icona in alto a sinistra). Clicca su "Camere" Come aggiungere una nuova camera? Clicca sul pulsante "+ Nuova Camera" Puoi inserire un numero, un nome che sarà visibile solo nel Gestionale e collegarlo ad una categoria.
Popolare
Come cancellare una prenotazioni iCal
Come gestire le cancellazioni di prenotazioni iCal Hai ricevuto una cancellazione ma la prenotazione rimane confermata nel tuo planning. Perché? Quando un canale di prenotazione è collegato con una connessione iCal, il canale non manda a RoomRaccoon la notifica di cancellazione e per questo il tuo planning non si aggiorna. Il portale in ogni caso continuerà ad inviarti una mail che ti informa della cancellazione, sarà sufficiente entrare in RoomRaccoon per cancellare manualmente la prenot
Popolare
Lista delle Colazioni
Molti hotel e B&b offrono oltre al soggiorno in camera anche il servizio di prima colazione. Potrebbe essere utile quindi avere una lista degli ospiti con l'indicazione se hanno prenotato o meno la colazione. Se lo cerchi in RoomRaccoon è un elenco che viene generato automaticamente. Entra nella sezione "Agenda" e clicca su "Ospiti con Colazione". Puoi filtrare la lista per "Ospiti con colazione inclusa", "Ospiti senza colazione" oppure avere una lista completa di tutti gli ospiti. Puoi produr
Popolare
Supplementi - Come aggiungere supplementi ad una prenotazione
Come aggiungere un supplemento ad una prenotazione Entra nella prenotazione Nella sezione conto puoi andare ad aggiungere il supplemento Clicca sul "+" e Salva Hai già creato la tua lista supplementi? Se si, inizia a scrivere le prime lettere della parola e ti uscirà il menù Se no, aggiorna la tua lista supplementi Vuoi collegare il
Popolare
Calendario e Lista Prenotazioni
Quando apri RoomRaccoon, la prima schermata che visualizzi è quella del calendario, che mostra tutte le prenotazioni nel planning. A seconda delle informazioni che cerchi, tuttavia, potrebbe esserti più utile una visualizzazione ad elenco. Calendario Se accedi al calendario visualizzi le prenotazioni distribuite nel planning. Questa vista fornisce le informazioni utili alle attività di front desk. Chi farà check-in oggi? Quale camera è ancora disponibile? Basta uno sguardo per avere immediatam
Popolare
Correzioni alle tariffe di prenotazioni importate dalle OTA
Ricevi una prenotazione da un'OTA, la visualizzi nel Gestionale di RoomRaccoon ma controllando la tariffa non combacia a quella che hai inserito nel Channel Manager e trovi l'indicazione di una Promozione tra le voci nella prenotazione. Cos'è successo? Il tuo ospite ha prenotato una camera ad una tariffa diversa da quella specificata nel tuo account RoomRaccoon. Il gestionale modifica il prezzo mostrandoti la differenza tra la tariffa che hai impostato in RoomRaccon e quella trovata dal cliente
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Come impostare la tassa di soggiorno
Come attivare la tassa di soggiorno 1. Attiva la tassa di soggiorno Clicca sull'ingranaggio in basso a sinistra Scorri fino a "Valuta e Tasse" e indica l'unità della tassa di soggiorno (EUR oppure %) 2. Imposta la tassa di soggiorno per adultibambini in ogni piano tariffario In "Categorie camere e tariffe" apri il piano tariffario dove vuoi inserire la tassa
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Come bloccare o chiudere una stanza alle vendite?
Come bloccare o chiudere una stanza alle vendite? Apri l'agenda Clicca sulla cella vuota in corrispondenza dell'unità e della data che vuoi chiudere Cambia lo status a "Bloccato" Salva Ora nella tua agenda la camera è segnalata con delle strisce grigie. Vuoi bloccare una singola notte o un intero periodo? Modifica il periodo all'interno della prenotazione
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E-mail automatiche: come impostarle
Come posso impostare e attivare i diversi documenti? Una delle funzionalità più utilizzate in RoomRaccoon sono le mail automatiche. Ecco come utilizzare al meglio questi documenti: Conferma della prenotazione Ogni volta che viene ricevuta una nuova prenotazione viene inviata una mail di conferma della prenotazione al cliente. Cancellazione della prenotazione Quando un cliente cancella la prenotazione, riceve una mail di con
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Come aggiungere una nuova prenotazione
Come aggiungere una nuova prenotazione Clicca nell'agenda in corrispondenza della camera e della data in cui vuoi inserire la prenotazione Inserisci il cliente Seleziona il piano tariffario Salva Servizi aggiuntivi La tecnica dell'up-selling è un ottimo trucco per aumentare il fatturato del tuo hotel o B&b. Se sei al telefono con un cliente proponigli un servizio aggiuntivo come una bottiglia di vino all'arrivo o un late chec
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Come creare dei pacchetti speciali
Come creare dei pacchetti speciali 5 step per creare i tuoi pacchetti speciali Crea i supplementi che vuoi includere nel pacchetti Crea il piano tariffario e dagli il nome del pacchetto Crea il pacchetto e scegli se il costo dei servizi extra dev'ess
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Supplementi - Crea i tuoi supplementi
Come creare la tua lista supplementi Clicca sull'icona delle impostazioni per accedere alla sezione "supplementi" Clicca su "Supplementi" Per creare dei nuovi supplementi visibili nel Booking Engine, clicca sull'icona "Aggiungi Supplemento":  bar appuntare gli eventi in città spostare le prenotazioni e lavorare in overbooking Come creare una camera / unità grigia
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Contanti - come monitorare i flussi di denaro contante in cassa e in cassaforte
Hai sotto controllo i contanti presenti nella cassa? Da oggi puoi registrare i movimenti di contante direttamente da RoomRaccoon. Ecco come fare: Clicca su "Statistiche"" e poi su "Contanti" Apri il registratore di cassa, cliccando su "Apri la cassa". Una volta contati i contanti presenti nel registratore di cassa, inserite: l'importo totale, il vostro nome nel campo "login"
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Lo status delle tue prenotazioni tradotti in colori
Dall'agenda di RoomRaccoon puoi visualizzare lo status della prenotazione attraverso i colori, senza dover entrare in ogni singola prenotazione. Vediamo quali sono gli status che puoi assegnare alle prenotazioni nel tuo Gestionale in RoomRaccoon. Blu | Prenotazione Confermata La maggior parte delle tue prenotazioni nell'agenda avranno lo status "Prenotato" e saranno di colore blu. Queste prenotazioni sono confermate.  Clicca sul nome del piano tariffario al quale vuoi aggiungere il pre-pagamento Nella voce pagamento anticipato scegli l'importo desiderato (dal 10% al 100%)
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Come caricare le foto delle camere
Un'immagine comunica più di mille parole. Cura le foto delle tue camere per avere un Booking Engine più performante. Dove si inseriscono le foto? Procurati la password amministratore Accedi alle "Impostazioni" (prima icona in alto a sinistra) Clicca su "Camere" Cerca la categoria di camera che desideri modificare Clicca sul pulsante "Modifica la categoria di camera" RoomRaccoon ridimensionerà automaticamente le vostre immagini, assicurando che le vostre camere siano b
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Cosa significa quando vedo "Promozione" in una prenotazione?
Il Gestionale RoomRaccoon applica una correzione al canale quando è stata effettuata una prenotazione per una tariffa diversa da quella impostata nel tuo Channel Manager di RoomRaccoon. Quando trovi la voce "Promozione" in una prenotazione, significa che il tuo ospite ha prenotato una camera ad una tariffa diversa da quella specificata nel tuo account RoomRaccoon. Il gestionale modifica il prezzo mostrandoti la differenza tra la tariffa che hai impostato in RoomRaccon e quella trovata dal c
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Come spostare le prenotazioni (Drag & Drop)
Spostare le prenotazioni da una camera all'altra è molto semplice: clicca trascina e rilascia la prenotazione su una nuova camera. **Spostare la prenotazione in una camera diversa mantenendo la stessa categoria **In questo caso la prenotazione viene assegnata ad una nuova camera ma mantenendo la categoria non devono essere fatte ulteriori modifiche. **Spostare la pr
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Prenotazioni di gruppi
Le prenotazioni di più camere sono contrassegnate da un angolo blu in alto a sinistra. Passando sopra con il mouse si evidenziano tutte le camere inserite nella prenotazione. Le prenotazioni di gruppo si differ dalle seguenti caratteristiche: Tutte le camere devono avere lo stesso check-in e check-out. Se una persona rimane più a lungo o fa check-out prima degli altri, questa
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Come visualizzare le carte di credito salvate
Come visualizzare le carte di credito Per vedere i numeri delle carte di credito salvate in RoomRaccoon, segui i seguenti passaggi: Apri una prenotazione Clicca sul nome del Cliente, se accanto al nome c'è il simbolo della carta di credito significa che il profilo del cliente è completo dei dati della carta di credito.  Clicca sull'icona per collegare le varie prenotazioni. Ora vedrete ch
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Come creare una prenotazione manualmente
Come creare una prenotazione manualmente Ricevi una telefonata e un ospite ti chiede di bloccare una camera per lui? Ecco dei semplici passaggi per creare una nuova prenotazione: Segui i seguenti passaggi Apri la sezione Prenotazioni e clicca sulla casella in corrispondenza della data e della camera Seleziona il cliente o cr
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PMS - Come cambiare l'IVA
Come modificare la percentuale dell'IVA In caso di modifiche alla percentuale di IVA, è importante che questa modifica venga effettuata il giorno stesso di entrata in vigore della nuova percentuale. Come si cambia la percentuale in RoomRaccoon? Camere Accedi alle impostazioni attraverso l'ingranaggio in basso a sinistra Sul lato destro della pagina ci sono le impos
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Cos'è 3D Secure?
Informazioni sul 3D Secure Partiamo da una prima definizione generale: il 3D Secure è un servizio studiato e sviluppato dai principali circuiti di pagamento internazionali Visa e Mastercard (rispettivamente Verified by Visa e Mastercard SecureCode) che garantisce, per gli acquisti online, l’affidabilità della transazione e la tutela al 100% dell’identità del pagatore che non rischia di ricevere addebiti in caso di clonazione della carta. Le transazioni effettuate con **3D Secur
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E-mail di conferma prenotazione
Mail di conferma prenotazione: traduzioni e modalità di invio. Quando avviene l'invio automatico? L'e-mail di conferma viene inviata in automatico quando le prenotazioni avvengono: in un canale di prenotazione con connessione completa XML (come Booking.com, Expedia etc), nel Booking Engine (sito web), Quando dev'essere inviata manualmente? Le email di conferma devono essere inviate manualmente quando le prenotazioni avvengono in un canale collegato con conness
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ISTAT: Trento
Come inviare i dati ISTAT nella provincia di Trento Semplici passaggi per caricare i dati ISTAT nel portale ISTAT della provincia di Trento In RoomRaccoon Apri la sezione "Statistiche" e clicca su "ISTAT" Seleziona il periodo e Trento Scarica il file Nel portale ISTAT Accedete con le vostre credenziali al portale ISTAT [https://www.stu.provinci
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Fatturazione Elettronica: come attivarla in RoomRaccoon
Attiva la Fatturazione Elettronica in RoomRaccoon per gestire le fatture nel tuo PMS Apri RoomRaccoon nella sezione Account Seleziona il tuo Regime Fiscale Inviaci la richiesta di attivazione via chat. La attiveremo noi per te! Verifica come emettere una [fat
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Come modificare il prezzo di una prenotazione
Come modificare il prezzo di una prenotazione Il prezzo che hai confermato al cliente non corrisponde a quello che appare nella prenotazione? Vuoi modificare il prezzo di una prenotazione già salvata? Entra nella prenotazione Clicca sulla matita Scrivi il nuovo prezzo e Salva Vuoi ritornare al prezzo originale? ** Clicca sull'icona della freccia  oppure a livello unità (Es. camera 101 e camera 102) Llivello categoria di camera Esempio: Hai 2 camere diverse comunicanti, camera A (tripla) e camera B (sing
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Offerte: come creare offerte in RoomRaccoon
Come creare delle offerte in RoomRaccoon Ci sono diverse tipologie di offerte che puoi applicare per rendere più attraente un determinato periodo e per attivarle in RoomRaccoon ci sono 2 semplici strumenti: Codici sconto: puoi dare al tuo cliente un codice che potrà usare nel Booking Engine per ottenere una tariffa scontata. Ecco l'articolo che ti spiega come attivare Codici Sconto, Coupon Code, Voucher Piani ta
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Supplementi e sistema contabile
Come faccio a collegare i supplementi ad un software contabile? Se utilizzi un sistema contabile o un sistema di revenue management, è utile per te assegnare ai vari supplementi un centro di costo Come funziona? Clicca la prima icona > chiave della stanza in alto a sinistra e apri > Supplementi. Apri il supplemento o creane uno nuovo Vai su > tipo e seleziona il centro di costo corretto! Clicca su > *
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PMS - Come impostare reminder promemoria nelle prenotazioni
Crea dei reminder / promemoria all'interno delle prenotazioni Una volta impostati, i promemoria appariranno come pop-up in RoomRaccoon nel giorno che decidi tu. Come creare i promemoria Apri la prenotazione Clicca sull'icona del campanello Scrivi il testo e imposta la data in cui vuoi che appaia il pop un in RoomRaccoon
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Come cancellare una prenotazione
Come cancellare una prenotazione Prenotazione diretta o iCal Apri la prenotazione Cambia lo status in "cancellato" Ora se vuoi invia la mail di cancellazione al tuo ospite Prenotazione di un canale di prenotazione Le cancellazioni di prenotazioni confermate in canali di prenotazioni come per esempio Booking.com o Expedia, devono avvenire direttamente nei portali. RoomRaccoon riceverà la notifica dal portale e toglierà la prenotazione dal planning. Se vuoi liberare la camera s
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Prenotazioni di gruppo con stesse date di arrivo e partenza
Prenotazioni di gruppo con stesse date di arrivo e partenza Segui i seguenti passaggi per aggiungere delle camere in una prenotazione Apri la prenotazione Clicca su "Aggiungi camerealloggi" Seleziona le camere Clicca su "Aggiungi stanze selezionate" Seleziona il piano tariffario in ogni cameraalloggio Salva
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Tassa di soggiorno
Tassa di soggiorno Come impostare la tassa di soggiorno in RoomRaccoon? Vedi questo articolo Come impostare la tassa di soggiorno Dove trovo gli importi della tassa di soggiorno a fine mesetrimestre? Accedi alla sezione "Statistiche" Seleziona il periodo e scorri fino a "Indicatori di Performance" Tassa di soggiorno: è l'importo della tassa di soggiorno relativa al periodo selezionato Ospiti: mostra il num
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Come scaricare il file con i dati dell'ISTAT
Come scaricare il file con i dati dell'ISTAT Inserimento dei dati nelle prenotazioni In questo articolo puoi vedere come compilare i dati utili per l'ISTAT: Come compilare i dati dell'ospite per l'ISTAT Apri la sezione "Report" Seleziona il periodo e scarica il file Nel file troverai le date di che
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Come inviare i preventivi
Come inviare i preventivi Per inviare i preventivi crea il tuo documento personalizzato. Clicca sull'ingranaggio e apri la sezione documenti Clicca sul tasto "Aggiungi nuovo documento" in alto a destra Scegli "Documento Personalizzato" nella voce operazione Nel contenuto personalizzato inserisci il tuo testo utilizzando i tag così la compilazione sarà automatica. Qui sotto trovi un e
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