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Arbeiten mit DateV

Der DateV-Import besteht aus zwei Teilen:

Rechnungen (diese werden in DateV Rechnungswesen geladen)
Zahlungen (Diese werden in DateV Unternehmen Online geladen. Ohne DateV UO ist es nicht möglich, unsere DateV-Imports zu nutzen.)

Die Dateien können bei den Berichten unter dem Reiter "Buchhaltung" heruntergeladen werden:



Bei DateV handelt es sich um einen Import auf Rechnungsbasis. Dies bedeutet:

UmsĂ€tze, die nicht in Rechnung gestellt wurden, werden nicht ĂŒbertragen. Dies bedeutet auch, dass fĂŒr Anzahlungen stets eine Teilrechnung geschrieben muss, wenn der Rest nicht im selben Monat fakturiert wird.
Zahlungen, die nicht an eine Rechnung gekoppelt wurden, werden nicht ĂŒbertragen. Dieses rote Ausrufezeichen gibt an, das eine Zahlung nicht gekoppelt ist:



Klickt auf das kleine Rechnungssymbol und wÀhlt die Rechnung aus, an die die Zahlung gekoppelt werden soll:



Wenn eine Rechnung im selben Monat gutgeschrieben wird, ist es nicht nötig, Zahlungen zu verknĂŒpfen. Die Rechnungen sehen dann so aus:



Selbiges gilt fĂŒr eine nicht gezahlte Rechnung, welche in einem spĂ€teren Monat gutgeschrieben wird.

Wenn eine gezahlte Rechnung in einem spĂ€teren Monat gutgeschrieben wird, bedeutet dies, dass die Zahlungen der Rechnung bereits in DateV vorhanden sind und mĂŒssen dementsprechend wieder ausgebucht werden. Dies geschieht, indem negative Zahlungen an die Gutschrift gehangen werden. Die Rechnungen sehen dann so aus:



Debitorenverwaltung

Wichtig: Es kann nur einen Debitor angelegt werden.

Jede Rechnung ohne Zahlung ist eine Debitorenrechnung in RoomRaccoon und wird im Mahnwesen aufgefĂŒhrt. Die Zahlungsmethode "Überweisung" dient also nur zur Kennzeichnung des Zahlungsweges und sollte erst dann ausgewĂ€hlt werden, wenn die Zahlung empfangen wurde.

Zusatzleistungen

Wenn DateV eingerichtet wird und auch wenn danach neue Zusatzleistungen eingestellt werden, muss ein Konto ausgewÀhlt werden, sodass die Zusatzleistung auf das richtige Konto mit dem richtigen MwSt-Satz gebucht wird.



Bei Zusatzleistungen, die nicht im System hinterlegt sind, kann dies in der Buchung selbst getan werden:



Ist dies nicht erfolgt, erscheint die folgende Fehlermeldung:

Einer oder mehreren Zusatzleistungen wurde noch kein Konto zugewiesen.

Wenn eine Zusatzleistung gegengebucht wird ist es wichtig, dass Sie demselben Konto zugewiesen wird, wie die ursprĂŒngliche Zusatzleistung auch, jedoch dann mit einem negativen Betrag:



FĂŒr den Buchhalter

Die XML Datei, welche die UmsÀtze enthÀlt, muss via Belegtransfer ins DateV Unternehmen Online geladen werden. Die CSV-Datei, welche die Zahlungen enthÀlt, wird direkt ins DateV Rechnungswesen geladen.

Es ist dabei wichtig, dass euer Unternehmen Online auf Positionsebene eingestellt ist, nicht auf Summenebene. Nur auf Positionsebene findet die Einteilung auf die Konten statt. Beachtet dabei bitte zudem, dass das Bearbeitungsrecht “erweitert” aktiv sein muss.
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