Man fragt sich regelmäßig, was die Unterschiede sind, wenn man die Berichte mit dem Umsatz aus der Listenansicht vergleicht. Hier findet ihr die Erklärung:

Allgemeine Berichte (Management Reporting)

Die Berichtsfunktion (das Kuchensymbol) in RoomRaccoon dient nur als Management-Bericht. Damit wird euch als Hotelier ein Überblick darüber gegeben, was ihr in einem bestimmten Zeitraum theoretisch umgesetzt haben. Es handelt sich um verbrauchte Umsätze, d.h. Umsätze, die theoretisch im Moment des Aufenthalts des Gastes erzielt werden, die aber in diesem Moment nicht unbedingt bezahlt werden. Es kann sein, dass der Gast z.B. bereits einen Vorschuss bezahlt hat oder nachträglich bezahlen wird. Das Geld kommt dann in einem anderem Monat an, aber aus Management-Sicht ist es ein Verdienst für den Monat Januar.

Beispiel: Angenommen, ihr habt eine Reservierung, die vom 01.01. bis 10.02.. läuft, dann findet diese Reservierung in 2 Monaten statt. Es kann sein, dass der Gast am 10.02. bezahlt hat, wobei der Buchhaltungsumsatz im Februar eingeht. Der verbrauchte Umsatz hingegen ist für beide Monate. RoomRaccoon wird daher den Umsatz zwischen Januar und Februar aufteilen und im Bericht den Teil des Umsatzes ausweisen, der im Januar fällt, wenn Sie im Januar suchen. Die Übersicht zeigt daher, was ihr in der jeweiligen Periode theoretisch verdient habt. Es ist jedoch möglich, dass dieser Umsatz tatsächlich in einem anderen Monat eintritt. Gleiches gilt für alle Daten (Kurtaxe etc.), die in diesem Bericht dargestellt werden. Diese Daten sind bewusst nicht zum Herunterladen verfügbar, da Sie sie nicht für Abrechnungszwecke verwenden können. Es ist vor allem ein schönes und praktisches Werkzeug, das euch zeigt, was euer Hotel oder B&B in einem bestimmten Zeitraum geleistet hat.

Listenansicht (Buchhaltungsbericht)

Die Listenansicht (zu finden beim Belegungsplan unter 'Listenansicht') hat einen anderen Zweck. Hier findet ihr alle Reservierungen mit den Zahlungen, die tatsächlich für eure Buchhaltung verwendbar sind. Hier findet ihr die Reservierungen und eine Übersicht darüber, was bereits bezahlt wurde und was noch offen ist. Dann gleicht ihr diese mit der Zahlungsübersicht ab, in dem ihr das Datum und den Zahlungsweg findet, an dem die Zahlungen erfolgten. So habt ihr buchhalterisch nützliche Informationen, die korrekt sind. Den Grund dafür, warum diese Daten vom Managementbericht abweichen, erläutern wir anhand eines Beispiels:

Angenommen, ihr sucht in der Listenansicht nach dem Monat Februar, dann werden alle Reservierungen, die im Monat Februar beginnen, mit dem entsprechenden Betrag angezeigt. Angenommen die Reservierung dauert bis März, wird der volle Betrag im Februar-Download gezeigt. Das bedeutet, dass ihr die Listenansicht nicht vergleichen könnt mit den Managementberichten und es ist logisch, dass es hier Unterschiede gibt.

Zahlungsübersicht

Die Zahlungsübersicht könnt ihr finden, indem ihr im linken Menu auf die kleine Zahlkarte klickt und anschließend auf den Reiter Zahlungsübersicht. Hier werden die Zahlungen angezeigt, die tatsächlich an einem bestimmten Tag (oder in einem bestimmten Zeitraum) stattgefunden haben. Ihr könnt ebenfalls sehen, welche Zahlungsmethode der Gast verwendet hat. Anhand der Reservierungsnummer könnt ihr die Zahlungen zuordnen.

Zu kompliziert?

Wir bieten Schnittstellen zu den Buchhaltungspaketen von Datev, Twinfield, Exact Online, QuickBooks und SnelStart, die euch das Leben leichter machen. RoomRaccoon sorgt dafür, dass alles automatisch auf das richtige Hauptbuchkonto übertragen wird, so dass ihr nicht mehr manuell buchen müsst. Neben Unterkunft, Kurtaxe und Add-ons werden auch Zahlungen automatisch eingebucht. Zögert nicht, uns danach zu fragen!
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