Man fragt sich regelmäßig, was die Unterschiede sind, wenn man die Berichte mit dem Umsatz aus der Listenansicht vergleicht. Hier können Sie die Erklärung lesen.

Allgemeine Berichte (Management Reporting)

Die Berichtsfunktion (das Kuchensymbol) in RoomRaccoon dient nur als Management-Bericht. Damit soll Ihnen als Hotelier ein Überblick darüber gegeben werden, was Sie in einem bestimmten Zeitraum theoretisch umgesetzt haben. Es handelt sich um verbrauchte Umsätze, d.h. Umsätze, die theoretisch im Moment des Aufenthalts des Gastes erzielt werden, die aber in diesem Moment nicht unbedingt bezahlt werden. Es kann sein, dass der Gast z.B. bereits einen Vorschuss bezahlt hat oder nachträglich bezahlen wird. Das Geld kommt dann in einem weiteren Monat an, aber aus Management-Sicht ist es ein Verdienst für den Monat Januar.

Beispiel: Angenommen, Sie haben eine Reservierung, die vom 01.01. bis 10.02.. läuft, dann findet diese Reservierung in 2 Monaten statt. Es kann sein, dass der Gast am 10.02. bezahlt hat, wobei der Buchhaltungsumsatz im Februar einging. Der verbrauchte Umsatz hingegen sinkt in beiden Monaten. RoomRaccoon wird daher den Umsatz sauber zwischen Januar und Februar aufteilen und im Bericht den Teil des Umsatzes ausweisen, der im Januar fällt, wenn Sie im Januar suchen. Die Übersicht zeigt daher, was Sie in der jeweiligen Periode theoretisch verdient haben. Es ist jedoch möglich, dass dieser Umsatz tatsächlich in einem anderen Monat eintritt. Gleiches gilt für alle Daten (Kurtaxe etc.), die in diesem Bericht dargestellt werden. Diese Daten sind bewusst nicht zum Herunterladen verfügbar, da Sie sie nicht für Abrechnungszwecke verwenden können. Es ist vor allem ein schönes und praktisches Werkzeug, das Ihnen zeigt, was Ihr Hotel oder B&B in einem bestimmten Zeitraum geleistet hat.

Listenansicht (Buchhaltungsbericht)

Die Listenansicht (zu finden im Kalender unter 'Liste') hat einen anderen Zweck. Hier finden Sie alle Reservierungen mit den Zahlungen, die tatsächlich für Ihre Buchhaltung verwendbar sind. Hier finden Sie die Reservierungen und eine Übersicht darüber, was bereits bezahlt wurde und was noch offen ist. Dann gleichen Sie diese mit dem Abschlussdatum ab, in dem Sie das Datum und den Zahlungsweg finden, an dem die Zahlungen erfolgten. So haben Sie buchhalterisch nützliche Informationen, die korrekt sind. Den Grund dafür, warum diese Daten vom Lagebericht abweichen, erläuteren wir anhand eines Beispiels:

Angenommen, Sie suchen in der Listenansicht nach dem Monat Februar, dann werden alle Reservierungen, die im Monat Februar beginnen, mit dem entsprechenden Betrag angezeigt. Wenn der Managementbericht ihn nach Periode aufteilt, wird beim Hinzufügen der Periode aus der Liste der gesamte Betrag angezeigt, der zu dieser Reservierung gehört. Angenommen, die Reservierung dauert bis März, der volle Betrag ist im Februar-Download enthalten. Das bedeutet, dass Sie die beiden nicht vergleichen können, und es ist logisch, dass es hier Unterschiede gibt.

Tagesabschluss

Unter den allgemeinen Berichten finden Sie auch den Abschnitt "Tagesabschluss". Hier werden die Zahlungen angezeigt, die tatsächlich an einem bestimmten Tag (oder in einem bestimmten Zeitraum) stattgefunden haben. Anhand des Abschlussdatums können Sie sehen, welche Zahlungsmethode der Gast verwendet hat. Anhand der Reservierungsnummer können Sie diese zuordnen.

Zu kompliziert?

Wir bieten Schnittstellen zu den Buchhaltungspaketen von Datev, Twinfield, Exact Online, QuickBooks und SnelStart, die Ihnen das Leben viel leichter machen. RoomRaccoon sorgt dafür, dass alles automatisch auf das richtige Hauptbuchkonto übertragen wird, so dass Sie nicht mehr manuell buchen müssen. Neben Unterkunft, Kurtaxe und Add-ons werden auch Zuzahlungen automatisch eingebucht. Zögern Sie nicht, danach zu fragen!
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